Personalinformasjonssystem

Et personellinformasjonssystem (kort PIS ) er et personrelatert informasjonssystem som innsamling, lagring , behandling, vedlikehold, analyse , bruk, distribusjon, planlegging , overføring og visning av informasjon er som menneskelige ressurser angår. Siden personlige informasjonssystemer nå er datastyrte informasjonssystemer , kan begrepet PIS brukes synonymt for datastyrt PIS (CPIS). Begrepet Human Resource Information System (HRIS) brukes synonymt.

PIS består av maskinvare (datamaskin eller datanettverk), databaser , programvare , data og alle applikasjonsprogrammene som kreves for ledelsen av personalet.

Komponenter

Elementene i personalinformasjonssystemene inkluderer:

  • Lønnsregnskap, tidsbestemmelse
  • Master data management
  • administrasjon
  • HR-rapportering
  • Personalplanlegging
  • Arbeidstidsbestemmelse

men også

arkitektur

Grensesnittvisning

I prinsippet skal alle komponenter knyttes til hverandre i en felles database . Personopplysninger skal kunne behandles med vanlige PC-programmer (tekst- og tabellbehandling). For å sikre datasikkerhet, bør det også være en forbindelse til backup-systemene som er vanlige i drift .

I lys av endringene innen områdene ”rekruttering” og “ansattes selvadministrasjon”, bør det også implementeres en forbindelse til Internett og intranett (se avsnitt: Utviklingstrender).

Teknologi og datavisning

I dag blir informasjonen i stor grad gitt via et PC- nettverk , ofte med Windows som operativsystem på arbeidsstasjonene og med en hoveddatamaskin ( server ) i bakgrunnen. Flere faktorer spiller en rolle i utvalget:

Informasjonen om arbeidsplassene, aktivitetsområdene og stillingene er lagret i arbeidsdatabasen.

En mulighet for å strukturere en slik database er et utvalg av lagrede egenskaper:

  • Identifikasjonsfunksjoner
  • Jobbkrav, engasjement og kunnskap hos ansatte, erfaring og utdanning (kunnskap og distribusjonsegenskaper)
  • Psykiske og psykologiske egenskaper , arbeid og sosial atferd, motstandskraft, kreativitet, etc.
  • Fysiske egenskaper med hensyn til fysisk belastning, holdning og miljøpåvirkning

Styring av personell- og arbeidsdatabaser er optimalt organisert når begge er strukturert på en lignende måte. Kryssene kan bli funnet ut gjennom en enkel sammenligning .

Prosessvisning

Personalinformasjonssystemer brukes ikke bare til å administrere personell og arbeidsplasser, men de skal også støtte personaladministrasjon, spesielt med planleggingsprosessene på mange forskjellige områder. I hovedsak fokuserer funksjonene på fastsettelse av personalkrav, personellrekruttering , personalutvikling , personellretensjon og løslatelse av ansatte.

Planlegging av personalbehov

Den personell krav planlegging bestemmer personalkapasiteter som er nødvendige for den glatte videreføring av den operative oppgaven. PIS kan ta på seg oppgaven med datainnsamling og sammenligning av mål og faktisk tilstand (over- og underdekning når det gjelder plassering, tid, kvalitet og kvantitet ). I tillegg kan PIS også utføre en profilsammenligning med stillingene som skal besettes med eksisterende stab og dermed gi beslutningstakerne forslag.

Rekruttering

Målet med rekruttering er å eliminere personalmangel. Denne mangelen kan igjen ha kvalitative, kvantitative, tidsmessige eller lokale årsaker.

Et personellinformasjonssystem kan bruke passende statistikk og rapporter for å klassifisere arbeidsstyrken og dermed tillate konklusjoner om kvalifiseringsmønstre for potensielle nye ansatte. Også her samarbeider personell- og arbeidsplassdatabaser ( grensesnitt ). På bakgrunn av dette, stillingsannonser kan deretter utvikles, som, når koblet til Internett, kan gjøres tilgjengelig for aktuelle jobb utveksling eller jobb meglere og hodejegere (se utviklingstrekk).

Hvis en søker sender inn sine dokumenter, kan PIS først brukes til å sende kvittering for mottakelse, kvalifiseringsprofilen kan sammenlignes med jobbkravene, og som et resultat kan en invitasjon eller avvisning sendes med PIS. Her blir lenken til tekstbehandlingssystemer med standardiserte moduler tydelig. Veien til søknaden gjennom selskapet kan også følges ved hjelp av PIS, og informasjon om status for behandlingen kan gis når som helst.

Personalutvikling

Personalutvikling har som oppgave å kvalifisere ansatte til å takle nåværende og fremtidige oppgaver.

Katalogisering av kvalifikasjoner oppnådd ved hjelp av PIS er nyttig for å kunne finne en passende etterfølger i tilfelle personellskifte. Profiler av ansatte , så vel som for søkere, kan sammenlignes med personen som skal erstattes. Når det gjelder komponentkvalifikasjoner, kan PIS brukes til å dokumentere nivået som kvalifikasjonene til en enkelt ansatt, men også for hele arbeidsgrupper, er og hva de påfølgende kvalifikasjonene vil være.

Omvendt kan man også gå for enkeltmedarbeidere som er interessert i tilgjengelige data, karriereplanlegging vil bli utviklet, med passende kvalifikasjoner fra eksisterende stillinger kan bli funnet i selskapet. Et videre opplæringskrav kan også bestemmes ved hjelp av PIS.

En annen utviklingstrend er at med integrering av CAL-systemer ( datamaskinstøttet læring ) og seminarstyringssystemer, kan ansatte uavhengig fremme sin utvikling og dermed utvide sin PIS- datapost uavhengig.

Personalutvikling ved hjelp av et HR-målkort

Et balansert scorecard, kalt HR scorecard her , gjør det mulig å se utviklingen av ansatte samlet på tvers av ulike områder.

Personalutplassering

Bruk av personell kan styres ved hjelp av PIS på en slik måte at de optimale medarbeiderne kan tilordnes de kommende operative oppgavene, med tanke på kvalitative, kvantitative, tidsmessige og lokale komponenter. Ved hyppigere planlegging av personalutplassering krever dette også en arbeidsmodell som holder de ansatte fleksible med arbeidsforholdene.

Planleggingen av personalutplasseringen av et call center kan nevnes som et eksempel: Ved hjelp av langsiktig samtalestatistikk kan behovet for operatører beregnes. Et verktøy for personalutplassering kan utvikle en vaktliste, ta hensyn til personlig arbeidstid og tidsinnstillinger. I forbindelse med et lønningsprogram kan automatisert godtgjørelse finne sted.

Personalvedlikehold og frigjøring

Et grunnleggende instrument for å binde ansatte til et selskap i fremtiden er rettferdig lønn for arbeid. Imidlertid inkluderer opprettholdelse av personalet alle tiltak som er nødvendige for å beholde eksisterende ansatte i selskapet og for å opprettholde ytelsen . I det administrative området er det muligheter for støtte, f.eks. B. i den systematiske jobbevalueringen og dermed den individuelle lønnsfastsettelsen.

Frigjøring av personell brukes i tilfelle overflødig personell når det gjelder kvalitet, kvantitet, tid og / eller plassering. Den planleggingen kan realiseres over det meste PIS: Personlig bruk av alternativer bestemt forhold, kostnader bestemt og sosiale konsekvenser av alternativene og endelig avgjort.

Funksjonell visning

Den operasjonelle PIS kan utformes veldig forskjellig avhengig av ansvarsområde og utviklingsnivå. PIS er utviklet med individuelle moduler som åpne, oppgave- og målrettede systemer som er spesielt skreddersydd til selskapets behov og kan også oppdateres på et senere tidspunkt.

De personalspesifikke oppgavene og spørsmålene som må oppfylles av et PIS er delt inn i hovedfeltene for administrative og utsendende oppgaver.

Administrative oppgaver inkluderer tilbakevendende prosesser som:

  • Månedlig lønnsregnskap
  • HR master data management
  • Generering av personellstatistikk
  • Lagring av personopplysninger

Bruk av PIS resulterer i en betydelig rasjonalisering og tidsreduksjon, slik at informasjon kan gjøres tilgjengelig mye raskere, mer oppdatert og mer omfattende. HR-administratorer kan konsentrere seg om andre HR-ledelsesoppgaver, for eksempel å ivareta ansatte, ved å spare tid.

Dispositive systemer støtter beslutninger innenfor rammen av menneskelig ressursforvaltning. De støtter utarbeidelsen av datamateriale og gir et bedre informasjonsgrunnlag og beslutningsstøtte for fremtidige problemområder innen personalplanlegging og kontroll. Dette inkluderer for eksempel:

  • Valg av søker
  • Grunn- og etterutdanning
  • Personalutvikling
  • Sammenligning av krav- og evneprofiler

En viktig egenskap som HR-informasjonssystemer må inkludere, er den fleksible implementeringen av programvaren for å møte gjeldende og fremtidige tekniske krav. Man snakker her om funksjonell kraft.

Følgende funksjoner kjennetegner et PIS:

Lønn

Master data management

  • Innhenting av personopplysninger for nyansatte
  • Arbeidskontraktsdata
  • Treningsdatoer
  • aktiviteter
  • Tidligere yrke
  • Vurderingsdata
  • Endre tjenester for personlige opplysninger
  • Søkers ledelse
  • Adressedata
  • Fødselsdato

administrasjon

  • Administrativt arbeid for rekruttering, oppsigelse, overføringer, forfremmelser
  • Fristovervåking
  • Sertifikater

HR-rapportering

  • Tabellvurdering
  • Oppretting av intern personalstatistikk (f.eks. Aldersstruktur, svingningsstatistikk osv.)
  • Statistikk for eksterne adressater
  • Bestemmelse av nøkkeltall
  • Grafisk behandling av nøkkeltall og statistikk
  • Rapporter til interne og eksterne adressater

Tidsbestemmelse

  • Nærværskontroll
  • Fraværshåndtering og evaluering
  • Ferieregnskap
  • Skiftplaner
  • Sykefravær

Personalplanlegging

  • Planlegging av personalbehov (stillingsplan)
  • Arbeidsstyrkeplanlegging
  • Personalutviklingsplanlegging
  • Personalrekruttering / planlegging av permittering
  • Personalplanlegging , ekstrapolering av lønn

Brukervisning

Det må her skilles mellom aktive brukere og potensielle adressater. Brukergruppen er delt inn i deltakere med aktiv-indirekte kontakt (bruk av informasjon uten å bruke PIS direkte) og de med aktiv-direkte kontakt (bruk og drift).

Gruppen potensielle adressater hvis informasjonsforespørsler blir oppfylt fra PIS, består av en mye større gruppe enn de aktive deltakerne. Innenfor selskapet kreves det data fra HR-avdelingen, ledere og ansatte.

Utenfor selskapet innhentes informasjon fra PIS fra offentlige etater som samler inn statistiske data og fra publikum (aksjonærer, foreninger, presse, samfunn osv.). Men søkere og vikarbyråer får også tilgang til personellinformasjon via intranett og internett.

HR-avdelingen kan kommunisere med mange avdelinger via PIS:

  • Bedriftsråd,
  • Foreninger,
  • Arbeidskontorer,
  • Vikarbyråer,
  • Biblioteker,
  • og mye mer m.

På grunn av den høye følsomheten til personopplysninger er det høye krav til bruks- og tilgangsmuligheter fra en stor gruppe brukere når det gjelder sikkerhet for tilgang, lagring og overføring:

  • Konfidensialitet av personopplysninger (beskyttelse mot uautorisert lesing),
  • Dataintegritet (beskyttelse mot forfalskning),
  • Autentisiteten til kommunikasjonspartneren (beskyttelse mot maskerade ),
  • Bevis for dataregistrering (non-repudiation),
  • regelmessig sikkerhetskopiering av data (beskyttelse mot tap av data),
  • rettidig ødeleggelse av utgåtte data, som advarsler ,

generelt streng overholdelse av alle databeskyttelsesforskrifter .

For dette formål må kontroll og forebygging i det minste utføres ved å tildele restriktive brukerrettigheter og ved å logge og overvåke alle prosesser.

Berørt utsikt

Med PIS er den grunnleggende forskjellen til andre informasjonssystemer med et funksjonelt fokus at personalets egenskaper, ferdigheter og atferd registreres av mennesker. I utgangspunktet bare personlige data som skatt klasse, adresse , blir kvalifikasjoner matet inn, hvorved delbilder til den enkelte person med en ansatt kan også lagres. I henhold til § 83 BetrVG har hver ansatt rett til å inspisere personellfilene sine, inkludert informasjon lagret i databaser.

Utviklingstrender

E-rekruttering

Ansatte blir i økende grad funnet for bedrifter via Internett. Mer enn 80% av selskapene bruker sitt eget nettsted for å rekruttere medarbeidere. Jobbmarkeder på nett blir regelmessig besøkt for å rekruttere kvalifisert personale. I motsetning til dette blir klassiske annonser i trykte medier bare plassert av rundt 30% av selskapene.

Fordeler:

  • Reduserte kostnader
  • Global distribusjon (trykte medier - lav distribusjonsgrad)
  • Lengre tilstedeværelse
  • Tidsfordel via internett (24/7)
  • Interaktivitet (bedriftsinformasjon, lav hemningsterskel )
  • Forhåndsvalgt brukergruppe (internettkunnskap)

E-rekruttering har foreløpig ikke en eksklusiv erstatningseffekt i rekrutteringsprosessen. Snarere er det for tiden et supplement til tradisjonell rekruttering. Imidlertid tilbyr PIS potensialet til å innta en sterkere rolle her.

HR markedsplass

Ikke bare elektroniske B2B- og B2C- markeder har blitt uunnværlige på Internett, men også markeder som tar sikte på å støtte forretnings-til-ansatt-forhold. Som en del av denne utviklingen utvides tilbudet av leverandører også mot HR- portalen og HR-markedet. Det er nå til og med arbeidsauksjoner.

Utviklingen vil være at nesten alle transaksjoner vil bli utført på fremtidige markedsplasser for tjenester rundt arbeidsfaktoren .

Elektronisk personellfil

Den konvensjonelt administrerte personalmappen oppbevares som en papirmappe, som oppbevares så lenge lovbestemmelsene gir det. Større selskaper har avansert introduksjonen av elektroniske personellfiler, og bruken av dokumenthåndteringssystemer med CD-ROM-arkiver og arbeidsflytintegrasjon blir stadig mer populær.

Den elektroniske personalfilen lagrer mange typer informasjon:

  • Søknadsdokumenter, reisedokumenter, ansettelseskontrakter, skattekort, arbeidstillatelser, sertifikater, korrespondanse eller sertifikater teller som såkalt ukodet informasjon.
  • Lønnsslipp, personellstatistikk eller arbeidsgiverrapporter til eksterne organer regnes som kodede data på grunn av deres eksplosive natur.

Dokumentstyringssystemer kan kobles til en PIS via et grensesnitt. Et slikt programmeringsgrensesnitt kan brukes til å skanne inn originaldokumenter og til å søke etter og vise arkiverte dokumenter. Fordelene med den elektroniske personalfilen er rask tilgjengelighet og kostnadsfordeler ved lagring av personaldata.

Ansattes selvbetjening

Når du bruker Employee Self Service (ESS), administrerer ansatte og overordnede noen av sine personlige data selv og avlaster HR-avdelingen for rutinemessige oppgaver. Endring av personopplysninger, be om informasjon om opplæringskurs eller ledige stillinger, ferieplanlegging, reiseutgiftsrapporter og muligheten til å skrive ut sertifikater selv er blant de vanligste funksjonene til ESS. Sensitive data kan ikke vises via ESS. Tilgang skjer via et enkelt brukergrensesnitt fra arbeidsplassen eller hjemme via Internett eller intranett. Etter en automatisk datasjekk kan godkjenning av en overordnet aktiveres.

kritikk

Denne artikkelen eller delen må revideres. Ytterligere detaljer mangler fra kildene, ikke-ensyklopedisk språk, spørsmålstegn, utropstegn. - Ghghg 15:07, 7. juli 2011 (CEST). Hjelp oss med å forbedre det, og fjern deretter dette flagget.

Implementeringsproblemer

Problemene skyldes spenninger mellom forskjellige interessenter i selskapet:

De berørte ansatte legger stor vekt på å opprettholde sin intime og private sfære. Økt kontroll, samt frykten for å erstatte arbeidsplassen med en PC-applikasjon, fører til usikkerhet. Ledelsen har vanligvis en mer positiv holdning til dette problemet da det er tydelig effektivisering.

Stiv okkupasjonspolitikk

Hvis du hardnakket tar hensyn til kravprofiler, er det en risiko for at den bedre søkeren ikke nødvendigvis fylles for en åpen stilling. Informasjon om læringshastighet, fleksibilitet og andre såkalte soft skills kan ofte ikke sammenlignes i de første applikasjonstrinnene, selv om de mer enn kompenserer for tekniske underskudd.

Overflyt av data

Jo mer lagringsplass som er tilgjengelig, jo mindre tenker man på informasjonen som skal lagres. På grunn av mengden lagrede data kan det skje at de nødvendige dataene blir oversett. Det er en spesiell fare for denne bevegelsen for "elektronisk personellfil": Alt kan kalles opp med IT, og det å tenke på datakvaliteten stopper helt.

One-size-fits-all - mentalitet

Med økende standardisering og utviklingen av integrerende totalløsninger, flyttet kundenes spesifikke forretningsbehov mer og mer i bakgrunnen. Etter at den innovative ledelsen hadde blitt oppnådd med de såkalte " øyløsningene ", ble alt snart forbigått av prefabrikerte standardprosesser. Bortsett fra de noe mer moderne utseende overflatene, har du noen ganger kommet tilbake til de gamle "dumme terminalene " etter at internettforbindelsene også er koblet fra ( databeskyttelse !) .

Ressursene forblir ubrukt

Igjen og igjen er det snakk om å optimalisere HR-arbeidet ved å flytte det til datamaskinen og derved skape kapasitet for strategisk HR-ledelse. Hvis du oppsummerer hva dagens applikasjoner brukes til, er dette, foruten lønnsregnskap, fremfor alt administrasjon av forretningsprosesser (som søknad eller opplæring): Dette er positivt i seg selv, men ikke nok alene. Det er mye potensiale, spesielt innen personalutvelgelse, men også innen opplæring og videreutdanning.

Ansattes selvbetjening uten bærekraft

Du trenger og vil ha mye data, og det er best for arbeidstakeren å skaffe dem selv. Det er selvfølgelig fornuftig hvis den ansatte selv skriver inn adresseendringen. Men må han også bestille turer? Registrer deg for trening? Og fylle ut spørreskjema etter opplæringen ("utdanningskontroll")? Den resulterende datastrømmen (se ovenfor) forblir stort sett usett. Det er nettopp derfor euforien ved ESS har avtatt. Det gjør en forskjell om et ansattes selvbetjeningssystem brukes til å integrere den ansatte i prosessene av motivasjonshensyn eller for å effektivisere prosesser.

litteratur

  • C. Beck: Profesjonell e-rekruttering . Luchterhand, Köln 2002.
  • M. Domsch: Systemstøttet personellarbeid . Gabler, Wiesbaden 1980.
  • H. Drumm: Human Resources . 5. utgave. Springer, Berlin 2005.
  • LJ Heinrich, M. Pils: Personalinformasjonssystemer . Physica, Würzburg / Wien 1979.
  • A. Hohlbaum: Human Resources: moderne menneskelige ressurser . Merkur Verlag, Rinteln 2006.
  • H. Jung: Human Resources . Oldenbourg, München 2006.
  • W. Mülder: Organisatorisk implementering av datamaskinstøttet informasjonssystem for personell, implementeringsproblemer og mulige løsninger . Berlin / Heidelberg / New York 1984.
  • W. Mülder: Utviklingstrender i datamaskinstøttede informasjonssystemer . I: Personlig . Nei. 11 , 1998.
  • W. Mülder: Datastøttet HR-arbeid med SAP R / 3 HR - vellykket med moderne programvare . I: W. Schmeisser, A. Clermont, A. Protz (red.): Personalinformasjonssystemer og personellkontroll, på vei til personalstyring . 1999.
  • W. Mülder: Personalinformasjonssystemer - utviklingsstatus, funksjonalitet og trender . I: Forretningsinformatikk . 42. år 2000 (spesialutgave IT & Personal).
  • WA Oechsler: Personell og arbeid: Introduksjon til personalledelse, inkludert arbeidsrett . 6. utgave. Oldenbourg, München / Wien 1997.
  • A. Protz: Personalinformasjonssystemer som et personalstyringsinstrument . I: W. Schmeisser, A. Clermont, A. Protz (red.): Personalinformasjonssystemer og personellkontroll, på vei til personalstyring . 1999.
  • HG Ridder: Strategisk personalledelse . Verlag Moderne Industrie, Landsberg 2001.
  • Christian Scholz: Personalledelse . 5. utgave. Vahlen, München 2000.
  • S. Strohmeier: Informatization of Personnel Management: A Critical Assessment of Current Research . I: Forretningsinformatikk . 42. år 2000 (spesialutgave IT & Personal).
  • Schmolke, Deitermann: Industriell regnskap . Winklers, Braunschweig 2008.