Personalmappe

I personaladministrasjon og arbeidsrett forstås en personalmappe som en fil eller en samling dokumenter lagret i elektronisk form (“digitalisert personalmappe”) som arbeidsgiveren oppbevarer om en ansatt og inneholder informasjon om personen og ansettelsesforholdet. i selskapet.

Verken skjema eller innhold i personalmapper er regulert av lov i Tyskland. På grunn av elektronisk databehandling er det også mindre og mindre omfattende papirfiler som oppsummerer alt innholdet. Bare i tjenestemannsretten er det lovbestemmelser om personellmapper, slik som seksjoner 106 ff. Av Federal Civil Service Act . Selv i militær lov , spesielt i Soldatengesetz den Bundeswehr , behandling av personell filer for aktive og tidligere menn soldater eksplisitt regulert ved lov.

historie

I administrasjonen ble personellfiler noen ganger kalt tjenestefiler til langt ut på 1900-tallet . Dette hadde sin opprinnelse i " General Land Law for the Preussian States (ALR) " fra 1794, der begrepet "statens tjenere" ble nevnt for første gang i juridisk form. På 1800-tallet ble preussiske tjenestemenn opprinnelig kalt "kongelige tjenere" og begrepet "tjenere" fra suveren ble også brukt til begrepet "tjenestemann" ble etablert.

Juridisk grunnlag i Tyskland

Samlingen av dokumentene som er relevante for arbeidsforholdet til arbeidsgiveren, bestemmes av arbeidsrettslige forskrifter. Den ansatte (ansatt, tjenestemann ) har rett til å inspisere personalmappen ( § 83 (1) BetrVG ). Retten til å inspisere personalmappene er knyttet til alle dokumenter som er tilgjengelige om den ansatte i selskapet og som eksisterer når som helst, spesielt i arbeidstiden . Personalmappen inneholder også alle andre poster og dokumenter som er knyttet til eller er relatert til arbeidsforholdet. Dette inkluderer personellfilene som er lagret separat, spesielle filer og hjelpefiler, for eksempel dokumenter om anleggssikkerheten . Imidlertid kan det hende at visse opplysninger ikke er inkludert i personalmappen. Spesielt kan arbeidsgiveren ikke føre lister over sykdomsårsaker og oppbevare dem i personalmappen. Dokumentene til en bedriftslege ( f.eks. Rapportarket ) hører ikke hjemme i personalmappen på grunn av den medisinske taushetsplikten . Hvis arbeidsgiveren har gjort oppføringer i personalmappen, kan arbeidstakeren, i samsvar med § 83 (2) BetrVG, be om å få svar på filene. I tilfelle uautoriserte oppføringer (f.eks. Ubegrunnede advarsler , uriktige vurderinger ), har arbeidstakeren krav i henhold til §§ 12, 862 og 1004 nr. 1 BGB i forbindelse med § 611 BGB og arbeidsgivers plikt til å fjerne den berørte oppføringen fra personalmappe. I henhold til dette prinsippet må arbeidsgiveren overholde de generelle personlige rettighetene med hensyn til omdømme, sosial gyldighet og profesjonell utvikling. I tilfelle objektivt ulovlig inngrep i hans eller hennes personlige rettigheter, har arbeidstakeren rett til å tilbakekalle eller fjerne forringelsen.

Personalfiler skal behandles strengt konfidensielt. Hvis personopplysninger automatiseres av minst ti ansatte eller behandles i annen form av minst tjue ansatte, må selskapet utnevne en databeskyttelsesansvarlig i samsvar med § 38 BDSG . I § 26 bestemmes BDSG i hvilken grad innsamling, behandling og bruk av personopplysninger til ansatte i ansettelsesøyemed er tillatt. Det grunnleggende prinsippet er at personopplysningene må være nødvendige for avgjørelsen om etablering av et arbeidsforhold eller, etter etablering av arbeidsforholdet, for gjennomføring eller avslutning. I forbindelse med BDSG har ansatte også rett til korreksjon ( § 58 (1) BDSG).

Innhold

Arbeidsgiveren avgjør selvstendig hvilke dokumenter og oppføringer som er inkludert i personalmappen .

Registreringer holdt

Innhold kan for eksempel være:

Hvis arbeidsgiveren ønsker å inkludere egnethetstester eller grafiske rapporter, krever dette uttrykkelig samtykke fra den ansatte.

Fjern dokumenter

Dokumenter om sanne fakta er lagt ved personalmappen. Personalfiler er en samling dokumenter og prosesser som er knyttet til de ansattes personlige og profesjonelle forhold og er internt knyttet til arbeidsforholdet; de bør gi et så fullstendig, sannferdig og forsiktig bilde av disse forholdene som mulig. Den ansattes bare frykt for at et dokument kan være til skade for ham, er ikke nok til å fjerne det. Arbeidstakeren har et krav dersom for eksempel en advarsel enten er ubestemt innholdsmessig, inneholder uriktige faktiske påstander, er basert på en feil juridisk vurdering av den ansattes oppførsel eller bryter med forholdsmessighetsprinsippet, og selv om, selv i i tilfelle en korrekt utstedt advarsel, ingenting som er verneverdig. Arbeidsgivers interesse i å holde dem i personalmappen. Ansatte har rett til å få et advarselsbrev fjernet fra personalmappen hvis de har oppført seg feilfritt innen en viss periode.

Imidlertid kan arbeidsgiveren fortsatt ha en legitim interesse i videre lagring av en lovlig advarsel hvis han måtte varsle igjen ved gjentakelse, dvs. H. hvis han ikke lenger kunne basere en atferdsrelatert avslutning på advarselen. For dette formål bestemte Federal Labour Court (BAG) i juli 2012 at arbeidstakeren bare kan be om fjerning av en korrekt utstedt advarsel fra sin personlige fil hvis atferden som ble klaget over, har blitt "meningsløs i enhver henseende" for arbeidsforholdet. Dette er ikke automatisk tilfelle hvis arbeidsgiveren måtte gi ytterligere en advarsel på grunn av tidsforløpet i tilfelle gjentakelse, fordi den opprinnelige advarselen har mistet advarselfunksjonen. I henhold til denne kjennelsen kan arbeidsgiveren også ha lov til å ha legitime advarsler i en betydelig lengre periode enn bare to eller tre år. BAG spesifiserer ikke oppbevaringsperioden for advarsler, men gjør perioden avhengig av alvorlighetsgraden av pliktbrudd i det enkelte tilfelle. Jo mer alvorlig et pliktbrudd veier, jo lengre kan det være viktig for å vurdere lederskap, ytelse og ferdigheter hos den ansatte og, om nødvendig, for hans pålitelighet. Brudd på regelverket basert på mindre uaktsomhet kan miste sin betydning for arbeidsforholdet mye raskere.

Under visse omstendigheter kan klager og advarsler som er gitt av arbeidsgiveren skriftlig, være inneholdt i personalmappen over lengre tid , som avgjort av arbeidsretten i Frankfurt am Main . Det antas at det ikke er noen uredelige klager.

Oppbevaring

Due diligence

Arbeidsgiveren må beskytte arbeidstakerens personlige rettigheter og også sikre databeskyttelse . I henhold til Federal Data Protection Act, må personlige ansattes data sikres mot uautorisert tilgang av tredjeparter (ansatte, kunder osv.) Ved hjelp av passende midler. Tilgang til personalmappen skal kun gis til personellet som er direkte betrodd behandlingen av disse dokumentene, og til ansattens overordnede, etter passende sikkerhetsinstruksjoner.

Hvis det av organisatoriske grunner er nødvendig å oppbevare deler av personalmappen på forskjellige virksomhetssteder, må en tilsvarende referanse vises i hovedmappen. Kopiering av personalmapper for dette formålet er kun tillatt med forhåndsgodkjenning fra arbeidstaker eller bedriftsråd .

I tillegg til hovedmappen kan det være en såkalt tilleggsfil (eller spesiell fil ) der for eksempel dokumenter om sykdommer, rettsdommer eller operativ integrasjonsledelse i henhold til § 167 (2) SGB ​​IX oppbevares i en forseglet konvolutt. Dette sikrer at slik konfidensiell informasjon vises så sjelden som mulig under pågående behandling.

Ved en overføring av virksomhet , erstatter den nye arbeidsgiveren den forrige ( § 613a BGB). For å kunne utøve denne funksjonen, er overlevering av personalmappene til den nye arbeidsgiveren eller tilgang til dem å anse som nødvendig for gjennomføring av arbeidsforholdet i samsvar med § 26 BDSG.

Frister

Det er ingen generell plikt i loven til å føre personalmappen etter at en ansatt har sluttet. Imidlertid kan arbeidskontrakten, trygd og skatterett føre til noe annet for visse dokumenter.

I følge den lovbestemte foreldelsesfristen kan krav fra ansettelsesforholdet som erstatning eller retten til å utstede en stillingsreferanse fremdeles hevdes frem til utløpet av tre år ( § 195 BGB). Av bevismessige grunner er det tilrådelig å oppbevare dataene til disse påstandene er oppfylt eller er foreldet.

Arbeidsgiveren må oppbevare relevante lønnsdokumenter i henhold til trygderetten til slutten av kalenderåret etter siste undersøkelse ( § 28f SGB ​​IV).

Lønnsregnskapet må føres til slutten av det sjette kalenderåret etter den siste lønnsutbetalingen ( § 41 (1), setning 9 EStG).

Undersøkelse

Den berørte arbeidstakeren har rett til ubegrenset inspeksjon av journalene som gjelder ham, og kan også be om denne inspeksjonen i selskap med en ekstern person (f.eks. En advokat eller en kunnskapsrik slektning) eller sammen med bedriftsrådet ( seksjoner 82 og 83 BetrVG ). En alvorlig funksjonshemmet person har rett til å konsultere den alvorlig funksjonshemmede representanten når han inspiserer hans eller hennes personlige filer eller data knyttet til ham eller henne ( § 178, avsnitt 3, paragraf 1 i bok IX i sosial koden). Siden gründeren kan motsette seg å lage kopier, kan det også være fornuftig å bruke denne personen som vitne når han lager kopier med tanke på mulig bevaring av bevis . Når det gjelder tvister i arbeidsretten , er de relevante merknadene ofte ikke lenger funnet i den opprinnelige ordlyden eller ikke i sin helhet.

Retten til inspeksjon eksisterer når som helst i løpet av ansettelsesforholdet uten noen spesiell grunn. For dette formålet kan selskapet stille konsultasjonstider. Noen ganger er det bedriftsavtaler om dette emnet.

Etter at arbeidsforholdet er avsluttet, har den (tidligere) ansatte også rett til inspeksjon. Så langt har det imidlertid blitt krevd at arbeidstakeren må demonstrere (og om nødvendig også bevise) en spesifikk, legitim interesse i denne etterkontraktsmessige retten til inspeksjon. I følge en ny kjennelse fra Federal Labor Court er det ikke lenger nødvendig å demonstrere en spesifikk legitim interesse. Imidlertid har denne nye rettspraksis blitt kritisert i litteraturen.

Filen må leveres i sin helhet i hvert tilfelle. Tidligere fjerning av dokumenter og gjeninnføring etter inspeksjon av arbeidstakeren vil være feil oppførsel fra arbeidsgiverens side.

Personalfiler er konfidensielle. Tredjeparter har generelt ikke lov til å inspisere. Som regel har personalet eller samarbeidsrådet eller myndighetene heller ikke tilgang.

Offentlig tjeneste

Retten til å inspisere personalmappen for ansatte i offentlig sektor finnes i § 3 (5) i tariffavtalen for offentlig tjeneste (TVöD) og § 3 (6) i tariffavtalen for offentlig tjeneste for føderale stater (TV-L).

Regelverket som tidligere eksisterte i samsvar med § 13 (2) i den føderale ansattes kollektive forhandlingsavtale (BAT) om at arbeidstakeren må bli hørt før han legger til en belastende prosess i personalmappen, er ikke vedtatt i TVöD (for føderale lokale ansatte).

Reguleringen i TV-L (statsadministrasjon) og i BAT-KF (kirkeversjon) er annerledes: den tidligere BAT-loven er vedtatt her: Før du aksepterer klager og påstander av saklig karakter som er ugunstige eller ugunstige for dem, de ansatte må kan bli hørt. Dine uttalelser skal registreres i personalmappen.

Det rettslige grunnlaget for personalloven for tjenestemenn er §§ 106 ff. Federal Officers Act Act , § 50 Embetsmannsloven og de tilsvarende bestemmelsene i Statens tjenestemannslov .

Det juridiske grunnlaget for personaldokalloven for soldater og tidligere soldater er § 29 soldatloven (SG) og § 25 militærtjenesteloven (WPflG) og tilsvarende sentrale tjenesteforskrifter .

Se også

litteratur

  • Dieter Bartosch: Digital personellfil: lov - organisasjon - teknologi. Datakontekst. 1. utgave 2007, ISBN 978-3895774157 .
  • Gisela Graz: Personlig fil og sertifikat. Weka. 1. utgave 2004, ISBN 978-3827674111 .

Individuelle bevis

  1. ^ Federal Labour Court, dom av 7. mai 1980, trykt i: Arbeit und Recht , 1981, 124
  2. ^ Federal Labor Court, dom av 5. august 1992, Az: 5 AZR 531/91
  3. ^ Federal Labour Court, dom 8. februar 1989, Az: 5 AZR 40/88
  4. ^ Federal Labor Court, dom av 12. august 2010, Az: 2 AZR 593/09
  5. ^ Federal Labour Court, dom 19. juli 2012, Az: 2 AZR 782/11
  6. ↑ ArbG Frankfurt, dom av 10. september 2003, Az.7 Ca 2899/03
  7. ↑ VNR: Formaninger og klager forblir i personalmappen , spurt 13. juli 2009
  8. ↑ Tobias Reuter, Marianne Giesert, Anja Liebrich: Databeskyttelse operasjonell integrasjon ledelse. Et eksempel fra prosjektet “New Paths in BEM.” Tilgang 13. juni 2021.
  9. ↑ Passerer på av personell filen på Haufe.de overføring av virksomhet , 14 mai 2021
  10. ↑ Hva er oppbevaringsperioder for personalmapper? Haufe.de, 14. mai 2021.
  11. ↑ se slettingsperioder og bevis på sletting, generelle oppbevaringsperioder. Tabelloversikt i henhold til dokumenttype og slettingsperiode. Råd om databeskyttelse Moers, 6. januar 2021.
  12. ↑ BAG, dom 16. november 2010 , Az.9 AZR 573/09, fulltekst = NJW 2011, 1306.
  13. ↑ se bare kritikken av det ovennevnte. Dom i NJW-Spezial 07/2011, 210.