fil

File ( Sør tysk og østerriksk den filen , sveitsertysk Dossier ) er en samling av dokumenter av alle slag, som er ment å støtte virksomheten eller administrative virksomhet i en informativ og juridisk trygg måte gjennom ryddig filing.

Historisk haug med filer
Gestapo-fil Georg Elser (tittelside)

Konsept og historie

Ordfilen er entall i det latinske acta , "hendelsene" eller rettere sagt postene om dem, filene, det skriftlige materialet. Siden handlinger fra ordets rot også betyr "hva som skjedde, hva som er oppnådd, handlingen", er det fortsatt noen begreper basert på angelsaksisk som har mer av en handling eller en lov som tema. Eksempler er navigasjonsfiler , habeas corpus-filer , Mannheim-filer eller tyske føderale filer .

Undervisningen om arkiveringskunde ( arkivkunde ) er en i historien til hjelpevitenskapene til historien . Hun tar blant annet for seg arkivens inkonsekvente terminologi. For å avklare skiller Heinrich Otto Meisner for eksempel det enkelte "dokumentdokumentet" fra "filenheten" eller "filkollektivet", som er dannet av flere dokumenter i behandlingen av en sak. Basert på filformasjonene, som ofte ble bredt definert av den eldre filhåndteringen, var "filprosessen" som en enhet av en bestemt sak med de forrige eller påfølgende filene som har oppstått i flernivå eller flerbehandling.

Som en form for skriftlig form i forvaltningen av den offentlige tjenesten har filer eksistert siden slutten av middelalderen , og på 1500-tallet ble de etablert i hele Europa . Det er en tendens til å utvikle seg fra ustrukturerte serier der bokstaver bare ble ordnet etter dato (f.eks. Tidlige bybøker) til serier delt inn i flere emner, videre til håndtering av faktiske filer. De ble arkivert og dannet omfattende samlinger (f.eks. Acta Magni Ducatus Lithuaniae i Storhertugdømmet Litauen ). Før filer ble stiftet i mapper, løse bladpermer og på filstrimler i den første tredjedelen av det 20. århundre, ble filene festet sammen ved hjelp av filamenttråder . Denne trådsømmen ble vanligvis gjort til venstre, men det var også forskjellige fremgangsmåter i enkelte land, for eksempel Baden-filene . Med oppfinnelsen av filmappen av Friedrich Soennecken, endret filadministrasjonen seg kraftig i andre halvdel av 1800-tallet. Forløperen til denne såkalte "kontorreformen " var økonomien, som ikke ble fulgt av offisiell arkivering før på 1900-tallet.

Regionalt brukes forskjellige navn for filer og deres spesielle former: fascicle , tuft , dossier osv.

konstruksjon

Arkivhylle med arkivmapper

Kontorbeholderen for samling av dokumenter, filmappene , de (raske) stifterne og mappene . De består av en fil mappe (med stående mapper ryggskjoldet ), de viktigste tilgang elementer (u filnummer, fil tittel, om nødvendig kjøring. Som.) Inkluderer og en fil register, forside eller Rotulus inneholder informasjon om filer emnet, filinnhold, relevante avdelinger osv. Innholdet i filene er klassifisert i et filregister i henhold til ulike kriterier og / eller kronologisk rekkefølge. For klar identifikasjon får hver fil et filnummer - vanligvis en flersifret tallkode. Begrepet filnummer kommer fra offentlig forvaltning ; det ble også i stor grad vedtatt av økonomien. Filnummeret inneholder avdelingens organisasjonsnummer, nummerkoden til det respektive ansvarsområdet til avdelingen for oppfyllelsen som filen ble opprettet for, nummeret på den enkelte filen og ofte året (eksempel: 30- 13/03 / 175.67).

Utklippstavle for filer på toalett.

Filen tilordnes deretter regelmessig til en emnenhet i filplanen og forsynes med det tilknyttede filnummeret og legges inn i filkatalogen . Varighet, dato og forfallsår for blokkering ("sperret til ..."), bruksbegrensninger ( konfidensialitet, etc.), proveniens og forhåndssignaturer (tidligere filnumre) er ytterligere viktig grunnleggende informasjon .

arter

Filer kan deles inn i forskjellige typer i henhold til funksjon og innhold.

  • I henhold til deres funksjon skilles det spesielt mellom hovedfiler, sekundære filer, parallelle filer, referansefiler eller spesielle filer.

Hovedfilene inneholder en fullstendig prosess. Det er tillatt å oppbevare en tilleggsfil til den personlige filen (ofte også referert til som en håndfil ) i henhold til § 56, paragraf 2, paragraf 3 i Landesbeamtengesetz (LBG) hvis den personadministrerende myndigheten ikke også er arbeidsmyndighet, men ytelsen krever at visse personlige fildata holdes klare. Dokumentene som ikke skal inngå i en notarius samling av dokumenter (f.eks. Korrespondanse med de involverte partene så vel som med domstolene og myndighetene) oppbevares i arkamlinger for hver enkelt sak eller i kollektive filer ( tilleggsmapper ; seksjon 22 Service Forskrifter for notarer Sachsen-Anhalt). Referansefiler skal behørig oppbevares av advokater og oppbevares i seks år etter at mandatet er avsluttet ( § 50 (1) setning 2 BRAO , § 44 (1) setning 2 PAO ).

  • Avhengig av innholdet kan det skilles mellom faktafiler, forretningsfiler, kundefiler , personalfiler , protokollfiler eller prosessfiler.

Saksmapper inneholder alle poster på en bestemt prosess (f.eks. Som bygge fornyelse), forretnings filer samle all korrespondanse til en eller flere transaksjoner i kunde-filer , alle dokumenter knyttet til en bestemt kunde som skal arkiveres. Personalfiler inneholder informasjon om personen og ansettelsesforholdet til en ansatt . Spesielle og tilleggsfiler til personalfilen kan spesielt samle vernesikkerhetsdokumenter . Protokollfiler inneholder protokollen i form av referater fra møter i organene til et selskap eller en myndighet. Rettsboken inneholder alle dokumentene innhentet om en rettssak.

Arkivering

I et kommersielt drevet selskap som organiserer ansvarlig journalføring og ledelse som organisatorisk oppgave for ledelsen , må driftsprosedyrene reguleres. Derfor er filhåndtering regulert veldig heterogent i økonomien. I offentlig forvaltning er det derimot veldig homogene regler for dokumenthåndtering . Dette kan forklares i to delområder som det er lovbestemmelser for.

  • Forvaltning og registrering av filer ved domstoler og statsadvokater er regulert i filreguleringen (AktO) av 28. november 1934 (i kraft siden 1. januar 1935), som er vedtatt av føderalstatene med samme innhold for det vanlige domstoler og statsadvokatkontorer . I § ​​3 AktO Bremen er det bestemt at dokumenter med samme sak, sortert etter mottaksdato, skal "kombineres i filer". Et vedlegg som en “fast fil” eller som en samling av sider er et resultat av § 3 (2) AktO. Som regel bør faste filer ikke inneholde mer enn 250 sider (Avsnitt 3 (3) AktO), samlinger av sider kan bare bestå av 2 dokumenter (Avsnitt 3 (4) AktO). Hver fil får et filnummer som også representerer transaksjonsnummeret (seksjon 4 (1)).
  • Den rettspleien er underlagt den generelle filen kjennelse av 04.12.1952, som også ble vedtatt av delstatene som en generell fil avgjørelse. I henhold til dette er det en generell arkivplan, som er ment å oppnå en enhetlig forvaltning av de generelle sakene i alle rettsmyndigheter og dermed samtidig forenkle og fremskynde virksomheten (§ 3 GenAktVfg). Også her er filnummeret et meningsfylt tall som - brukt i transaksjonsnummeret til et dokument (Seksjon 7 GenAktVfg) - angir innholdet i dokumentet (Seksjon 6 (2) GenAktVfg).

formasjon

Sammenføyning av flere dokumenter i en filmappe kalles dannelse på arkivspråket . Dokumentene kan - avhengig av nødvendighet og meningsfullhet - sorteres logisk, dvs. i henhold til en intern faktisk sammenheng, eller kronologisk, for eksempel etter utstedelses- eller mottaksdato. Hvis det nåværende dokumentet er på toppen, snakker man om en kommersiell søm ; hvis ordren er omvendt, fra et offisielt hefte . Den første og (foreløpig) siste datoen blir notert som kjøretid for filen. Den påfølgende nummereringen av sidene kalles paginering eller en firkant . I tillegg til håndfilene til kontoristene, er det filer i registeret og filer som arkivmateriale . Det er også hjelpefiler og personlige filer for hovedfilen.

Arkivering

Retningslinjen for arkivering er praktisk behov. Organisering er alltid viktigere enn å registrere seg; Enhetsenheten er filen. For å imøtekomme dette er det alltid opprettet spesielle saksmapper (moderne begrep; tidligere supplerende, underordnede filer , kalt Adhibenda ):

  • Avledede individuelle saksfiler fjernes fra hovedfilen og blir registrert og lagret sammen med den (dvs. ikke som en helt ny fil),
  • Spesielle B-filer (gamle navn) skiller ut individuelle saker,
  • Vedleggsvolumer , materialsamlinger og andre sekundære filer skilles ut, og det er sannsynligvis lite behov for det.

Behandlingsordren "zd A." ( til filene ) på et dokument betyr tillegg av et dokument til filen. Behandlingsordren “Wv. (Kalenderdato) "( gjeninnlevering ) betyr den faste fristen for innlevering uten fornyet forespørsel.

Filer kan henges i en suspensjonsfil eller lagres på en hylle . Filkomponentene kan bindes, stiftes eller lagres løst.

Utsendelse av filer

Hvis en fil sendes til en advokat ved inspeksjon, må det for eksempel opprettes et retentivt dokument for å dokumentere hvor filen ligger.

Elektronisk fil

De fysiske filene, som tidligere besto av papirdokumenter, er eller vil i stor grad være overflødige på grunn av økende digitalisering. Den elektroniske filen (eller e-filen) er en virtuell samling av filer og dokumenter (inkludert det analoge mediet konvertert ) til et enkelt elektronisk medium ( filmappe ) er oppsummert. Dette kan også inneholde spesielt grafiske filer , bildefiler , film- og lydfiler. Målet med e-filen er å lagre alle dokumenter som er relevante for filen i digital form mens de fysiske klassifiseringssystemene opprettholdes og å gjøre dem tilgjengelige for autoriserte personer når som helst. I tillegg må den også inneholde metainformasjon samt prosesserings- og protokollinformasjon som skildrer virksomhetsforløpet (for eksempel fremdriftsmerknader, kjennelser, ruteinformasjon, signaturer og co-signeringer). For dette formålet tilbys forskjellige, konseptuelt forskjellige enterprise content management (ECM) eller document management (DMS) systemer. Det har sine grenser hvor originaler med originale signaturer skal oppbevares. Kvalifiserte elektroniske signaturer kan sikre at underskrivere blir identifisert og integriteten til den signerte elektroniske informasjonen blir sjekket. De samme juridiske kravene gjelder for håndtering av elektroniske filer som for konvensjonelle papirfiler. Innføring av elektroniske filer innebærer dype endringsprosesser. Noen ganger opplever kontoristene introduksjonen som et tap og klager over at de nå bare kan se prosesser sekvensielt og mindre i sin sammenheng (Noppeney 2005).

Elektronisk arkivering er allerede vanlig praksis i store deler av offentlig forvaltning. Det har blitt introdusert spesielt i massetrafikk som kommersielle registre eller tinglysingskontorer . Dette krevde lovendringer som legitimerte e-filene (f.eks. § 55b (1) VwGO: “Prosessfilene kan oppbevares elektronisk”).

Fra 1. juli 2014, etter e-forvaltningsloven , mottok alle myndighetene føderale, statlige og lokale elektroniske dokumenter . Loven muliggjør en nettverksbasert arbeidsmetode mellom myndighetene og avlaster dermed borgere som må kommunisere med forskjellige myndigheter så vel som de enkelte myndighetene. Signaturer som tidligere var nødvendige kan erstattes med en e -post med bekreftelse av avsenderen eller den elektroniske identifikasjonsfunksjonen til det nye ID-kortet . Loven muliggjør elektronisk filhåndtering i offisiell administrasjon landsdekkende. Hvis en fil oppbevares elektronisk, må passende tekniske og organisatoriske tiltak i samsvar med den nyeste teknikken sikre at prinsippene for riktig filadministrasjon blir overholdt. Målet med e-forvaltningsloven er å legge til rette for elektronisk kommunikasjon med administrasjonen. Målet med loven er å tilby føderale, statlige og lokale myndigheter enklere, mer brukervennlige og mer effektive elektroniske administrative tjenester.

Filer i administrasjonen

Begrepet fil brukes hovedsakelig i administrasjonen, noe som kommer til uttrykk i avgjørelsen “i henhold til saksituasjonen” så vel som i etterforskningsmappen i straffesaker , som oppstår fra politiets etterforskningsarbeid. Tilgang til filer er retten til en person som ikke er betrodd filadministrasjonen, til å kunne lese innholdet i en bestemt fil. Begrepet kommer fra prosessrett, men har også betydelig betydning i personalmappen .

Oppbevaring

Det er flere grunner til å beholde filer. På den ene siden lar det administrasjonen få tilgang til informasjonen som er samlet inn i filene, og oppfyller dermed et praktisk formål i forlengelse av formålet med filopprettelsen. Etter hvert som tidsforsinkelsen mellom opprettelsen av filene øker, blir juridiske aspekter - sporbarheten av administrative handlinger og beskyttelsen av juridiske krav - viktigere for lagring. Til slutt oppbevares filer som kilder til historien. Av denne grunn er lagring av filer regulert av et stort antall administrative, databeskyttelses- og arkiveringslover som regulerer lagringsperioder , ansvar for lagring og muligheten for å inspisere filer. Kommersiell lov gjelder forretningsskrevet materiale som viser hvilke dokumenter som må oppbevares og hvor lenge (se oppbevaringskrav , oppbevaringsperiode).

Filer lagres opprinnelig i - desentralisert eller sentralisert - registeret til byrået som er ansvarlig for filene. Hvis de ikke lenger er påkrevd for direkte forretningsdrift, kan de skilles ut eller omplasseres. Et mellomarkiv eller et administrativt arkiv er ansvarlig for lagring og henting . Filene forblir vanligvis her til de er klare for arkivering. Dette er hovedsakelig på grunn av utløpet av oppbevaringsperioder, siden når du overfører til et historisk eller endelig arkiv, finner et utvalg permanent verdifulle og dermed bevarte filer sted på den ene siden og filer som skal destrueres ( kassasjon ) på den andre ( arkivvurdering ). Med unntak av noen få såkalte "put away items", er myndighetene forbudt å ødelegge filer selv som en del av plikten til å gjøre dem tilgjengelige. Når de er i et offentlig arkiv , gjelder bestemmelsene i de respektive arkivrettighetene, som fastsetter permanent lagring. For å sikre holdbarheten til de arkiverte filene, demetalliseres de, legges inn på nytt og lagres under gunstige klimatiske forhold. På grunn av de ofte dårligere papirene i arkivene fra 1800- og 1900-tallet, er avsyring nødvendig for å sikre deres langsiktige bevaring.

Diverse

1800-tallet blir ikke bare sett på som alderen på filene i historien. På den ene siden nådde arkivering et klimaks, og på den andre siden oppstod det oftere og oftere vanskeligheter med å håndtere den administrative byrden i det moderne massesamfunnet og det økende myndighetsansvaret. Ut av denne spenningen ble filen og filhåndteringen et utbredt motiv.

  • holde noen på filen = har skrevet opptegnelser om en person
  • en ting til filer / skrinlagt ' = en ting som komplett utseende (faktisk en ting til de andre dokumentene som allerede er på plass, legg til).
  • quod non est in actis, non est in mundo (latin for: Det som ikke er i filene er ikke i verden. Kommer fra den skriftlige rettssaken etter romersk lov, der ingenting kunne observeres som ikke var i prøvefilene)

Se også

litteratur

  • Heinz Hoffmann: Offisiell registerhåndtering: en håndbok for organisering, registrering, sortering og arkivering av myndigheters filer . 2. utgave. München. Boldt im Oldenbourg Verlag, 2000 (publikasjoner fra Federal Archives: 43), ISBN 3-486-56491-9 .
  • Petra Muckel: Hverdagen med filer - psykologiske rekonstruksjoner av byråkratiske fenomener. En empirisk studie i forskjellige institusjoner basert på Grounded Theory. Aachen. Shaker Verlag , 1997, ISBN 3-8265-2685-6 .
  • Claus Noppeney: “The electronic file as an image phenomena: observations on the everyday nature of the digital in organisations”, i: Bildwelten des Wissens, 3 (2), 2005, 74–83.
  • Cornelia Vismann : Filer. Medieteknologi og jus . Frankfurt am Main 2000, ISBN 3596149274 .
  • Alexandra Kemmerer: "Akten", i: Marcel Lepper / Ulrich Raulff (red.), Manuelt arkiv. JB Metzler, Stuttgart 2016, 131–143.

weblenker

Wiktionary: filer  - forklaringer av betydninger, ordets opprinnelse, synonymer, oversettelser

Individuelle bevis

  1. ↑ Gerhart Enders: Undervisning i arkivledelse . Uendret opptrykk av 3. utgave fra 1968. Universitätsverlag Leipzig, Leipzig 2004, s. 55-75 .
  2. ↑ Transparensportal Bremen - Forordning om lagring av skriftlig materiale i justis- og rettsadministrasjonen i staten Bremen (StorageV) av 26. september. I: transparenz.bremen.de. 26. september 2016, åpnet 15. januar 2019 .
  3. ↑ Generelt fildekret NRW fra 2002 ( Memento fra 3. april 2014 i Internet Archive ) (PDF; 366 kB)
  4. ↑ Dokumenthåndtering og elektronisk arkivering i IT-støttede forretningsprosesser, DOMEA organisasjonskonsept 2.1 , november 2005, s.86
  5. ↑ Florian Kunstein, Den elektroniske signaturen som en komponent i elektronisk administrasjon , 2005, s. 205
  6. ↑ På juridiske spørsmål i denne sammenheng: Thorsten Vehslage: Digital filhåndtering i administrasjonen . I: Verwaltungsrundschau . 2001, s. 374-379 .
  7. St Horst Clages, The Red Thread: Principles of Criminal Practice , 2004, s. 60