Oppgjør (økonomistyring)
Som et oppgjør (eller engelsk Back Office ) er definert som avdelinger i banker og i økonomistyring av industribedrifter , med dokumentasjon og implementering av bransjen eller frontkontoret er opptatt fullførte finansielle transaksjoner.
Generell
En viktig oppgave er å kontrollere transaksjonene som er inngått av handels- eller markedssiden gjennom en rettidig koordinering med oppgjøret av motparten (forretningspartner). Dette gjøres vanligvis gjennom utveksling av bekreftelser. Oppfyllelsesavdelingene initierer alle betalinger og leveranser knyttet til virksomheten.
For banker er en klar funksjonell og organisatorisk skille mellom behandlingen av markedet og markedssiden obligatorisk gjennom minimumskravene til risikostyring (MaRisk) fra Federal Financial Supervisory Authority (BaFin). For industribedrifter regnes det som " beste praksis ".
utvikling
Behandlingsavdelinger til kredittinstitusjonene
I det minste har skillet mellom forretningsprosesser mellom handel og behandling lenge vært garantert i bankene. I dag er den strukturelle og organisatoriske separasjonen av handel og behandling til og med ledelsesnivå et av de såkalte " minimumskravene " som de tyske banktilsynsmyndighetene stiller til kredittinstitusjoner. Det må også sikres innenfor de respektive funksjonsområdene at inkompatible aktiviteter utføres av forskjellige personer når de behandler forretningstransaksjoner.
Minimumskrav er et instrument for banktilsyn som skal sikre riktig organisering av virksomheten i visse områder av kredittinstitusjonene for å unngå mulige interessekonflikter . Minimumskravene ble sist publisert av BaFin 20. desember 2005 i uttalelsen om minimumskravene til risikostyring (MaRisk). Kravene til avregningsprosessen tilsvarer i stor grad minimumskravene som ble publisert i 1995 for drift av kommersielle transaksjoner (MaH) . Disse tok blant annet hensyn til lærdommen fra sammenbruddet av Barings Bank i februar 1995. Her gjorde blant annet den dårlige skille mellom områdene handel, oppgjør og overvåking aktiviteten til Barings-forhandleren Nick Leeson , som til slutt resulterte i bankens ruin .
Ved store kredittinstitusjoner er behandlingsområdene vanligvis delt inn i flere spesialiserte avdelinger, siden behandlingen av forskjellige produkttyper (f.eks. Børshandlede produkter, OTC-derivater, valuta) krever hver sin prosess.
Behandlingsavdelinger i industribedrifter
For selskaper som ikke er en del av finansinstitusjonene, har det lenge vært vanlig at avdelingene som avsluttet pengemarkedstransaksjoner også gjennomfører de tilknyttede betalingstransaksjonene. Den organisatoriske inndelingen i handel og behandling som er vanlig i dag, er først etablert siden 1980-tallet. I store selskaper suppleres det nå vanligvis med et finansielt risikokontrollsystem som overvåker overholdelse av selskapets risikopolitikk. Det er to årsaker til denne utviklingen: På den ene siden har selskaper siden 1980-tallet i økende grad begynt å bruke komplekse finansielle instrumenter som rentebytteavtaler eller valutaopsjoner som en del av risikostyringen . Det økte antallet fullførte transaksjoner gjorde opprettelsen av passende organisasjonsenheter fornuftig og nødvendig. I mange selskaper var det imidlertid tilfeller av svindel som tydeliggjorde behovet for handling. I begynnelsen av 1986 ble det kjent et tilfelle av svindel hos Volkswagen AG , hvor verdipapirhandlere som jobbet for selskapet svindlet sin arbeidsgiver, og dette svindelet ble tilrettelagt av en ikke-selektiv oppdeling av økonomistyring. Denne svindelsaken har ført til at selskaper over hele verden har blitt oppmerksomme på sine operasjonelle risikoer og å omorganisere seg som et mottiltak.
I følge dagens forståelse er det en av de generelle pliktene til å ivareta en ledelse å sikre tilstrekkelig skille mellom handel og behandling ved hjelp av en passende organisasjonsstruktur. Både interne revisorer og revisorer sørger for at denne separasjonen er fullt implementert. Loven om kontroll og åpenhet i bedriftssektoren (KonTraG), som trådte i kraft 1. mai 1998, fastslo ikke denne separasjonen, ettersom lovgiveren ble ledet av prinsippet om at ytterligere regulering av selskapsrett så langt som mulig skulle unngås. Lovgiveren overlot til egenorganisasjonen i selskapet å reagere på de helt generelle kravene i KonTraG. Denne loven krever: "Styret må treffe egnede tiltak, særlig for å opprette et overvåkingssystem, slik at utviklingen som truer selskapets fortsatte eksistens blir anerkjent tidlig" (§ 91 (2) AktG). Faktisk, etter adopsjonen av KonTraG, dukket det opp en rekke publikasjoner om strukturen og prosessorganisasjonen for økonomistyring i ikke-finansielle institusjoner. De viktigste publikasjonene inkluderer tesene om minimumsstandardene, som ble utviklet av KonTraG-arbeidsgruppen til Verband Deutscher Treasurer e. V. - de ble publisert blant annet i boka The Control and Transparency Act redigert av Bernd Saitz og Frank Braun . Som et minimumskrav ble det bestemt at handel, avregning og booking må utføres av forskjellige personer. Separasjonen av økonomistyringen i de tre separate organisasjonsområdene handel, oppgjør og risikokontroll ble beskrevet som ønskelig i denne publikasjonen. Samtidig påpekte imidlertid arbeidsgruppen også at en slik separasjon ikke er mulig i mange selskaper på grunn av den typiske størrelsen og mangelen på menneskelige ressurser i finansavdelingene. Separasjonen betraktes nå som " beste praksis " og er implementert i store selskaper.
oppgaver
I avsnitt BTO 2.2.2 definerer MaRisk behandlingsoppgavene i en kredittinstitusjon. Viktige deler av denne definisjonen av oppgaver gjelder også selskaper.
Bekreftelse, kontroll og utførelse - sentrale behandlingsoppgaver
I en kredittinstitusjon kan man skille mellom følgende sentrale behandlingsoppgaver:
- Bekreftelsesprosedyre, gjennomføring av kontrakt og dokumentasjon,
- Kontroll- og koordineringsoppgaver,
- Ordne betaling og levering.
Kontroll- og koordineringsoppgaver
Detaljene i handelen for hver handel som inngås av den, skal så langt det er mulig sjekkes av oppgjøret. Dette kan f.eks. B. gjort på grunnlag av meglerbekreftelser.
På grunn av funksjonsseparasjonen har ikke trading og back office adgang til den respektive lagerstyringen (dvs. informasjon om de avsluttede transaksjonene) til de andre kontorene (uavhengig stilling eller lagerstyring). Dette krever regelmessig, handelsuavhengig koordinering av lagerstyring av handel og oppgjør, som normalt utføres ved avregning.
Bekreftelsesprosedyre, gjennomføring av kontrakt og dokumentasjon
Hver transaksjon må bekreftes overfor motparten når den behandles. I interbank transaksjoner, for de fleste typer transaksjoner, er det vanlig at begge sider bekrefter transaksjonen (motpartens bekreftelse kalles en motbekreftelse). Mottak av motbekreftelse må overvåkes, manglende motbekreftelser må påminnes. Bekreftelsesprosedyren er ment å sikre at alle avsluttede transaksjoner (og bare disse) blir korrekt registrert i selskapets egne systemer.
Hvis behandlingspersonalet oppdager et avvik mellom egne forretningsdokumenter og bekreftelsen fra motparten, må de reagere umiddelbart. Ved enkle feil gjøres dette ofte først ved å kontakte forhandleren som avsluttet transaksjonen eller ved å behandle motparten. Imidlertid, i tilfelle store avvik eller mistanke om svindel, kreves informasjon fra det aktuelle ledelsesnivået.
Bekreftelsens omfang avhenger av avtalen som er inngått. Ved å arkivere bekreftelsene blir også de fullførte transaksjonene dokumentert.
Transaksjoner som gjøres opp ved hjelp av et automatisk behandlingssystem ("matching system") representerer et spesielt tilfelle. Disse inkluderer for eksempel om oppgjørssystemene til Deutsche Börse- tog for å trene uoppgjorte verdipapirtransaksjoner. Motpartenes oppgjørsenheter legger inn informasjonen som kreves for betaling og levering av transaksjonen ("oppgjørsinstruksjon") i det samsvarende systemet. Disse oppfyller også funksjonen til en bekreftelse. Overvåkingen av oppgjørsprosessen av behandlingsavdelingen tjener samme formål som å overvåke mottakelsen av en motbekreftelse.
Ordne betaling og levering
En av de sentrale oppgavene til et oppgjør er også å oppfylle betalings- og leveringsforpliktelsene som er inngått med de fullførte finansielle transaksjonene. Disse inkluderer for eksempel betaling av premier fra inngåelse av opsjoner, betaling av renter i rentetransaksjoner eller levering av solgte verdipapirer. Tett knyttet til dette er fristovervåking av transaksjonene.
Utvidet ansvarsområde
Gjennomføringen av bulkbetalingstransaksjoner for å gjøre opp forpliktelser over leverandørgjeld er ikke en av de klassiske kjernekompetansene til backoffice. I mange selskaper er imidlertid behandlingen også ansvarlig for å videresende betalingstransaksjonsfilene som er utarbeidet i regnskapet til bankene, forhandle om vilkårene for betalingstransaksjonen og kontrollere at de blir fulgt. Imidlertid er disse oppgavene like ofte en del av et selskaps kontanthåndtering .
Kontrollen av om bare godkjente transaksjoner er gjort ved handel og om motparts- og handelsgrensene er overholdt, blir også av og til lagt til oppgjør. Risikokontroll er ofte ansvarlig for dette.
MaRisk har også definert kontrollen av markedets samsvar med avsluttede transaksjoner som oppgavens oppgave. I banker utføres denne oppgaven enten ved behandling eller ved risikokontroll. Uansett oppdrag ga imidlertid implementeringen av dette kravet problemer tidligere. I svært standardiserte og likvide transaksjoner, for eksempel valutaspottransaksjoner eller kortsiktig valutabytteavtaler i store valutaer er meget mulig implementering av om markedsdata systemer som Reuters eller Bloomberg , er markedsprisene bestemmes ved stengetid dato. Jo mindre likvid et finansmarkedsinstrument er, jo vanskeligere er det å fastsette en sammenlignbar pris i tide. Av denne grunn gir MaRisk prosedyrer for overvåking av markedsoverholdelse som er klassifisert etter type og risikoinnhold.
Det utvidede ansvarsområdet for et oppgjør inkluderer også utarbeidelse av data fra finansielle transaksjoner for regnskap og balanseområdet til et selskap.
Prosesser
Velfungerende behandling fungerer på grunnlag av etablerte og nøye organiserte prosesser. Dette er nødvendig fordi de ansatte noen ganger bare har veldig korte tidsvinduer tilgjengelig for å utføre visse oppgaver. Hvis handelen er et eksempel, klokka 12.00 amerikanske dollar - Overnight fullført som det er tilgjengelig likviditet i USD på pengemarkedsinvesteringene , er backoffice bare til kl. 14:00 Tid til å slappe av som tilhører denne virksomheten. Arbeidsprosessen må sikre at avslutningen av denne transaksjonen blir lagt merke til umiddelbart i oppgjøret, og at utførelsen - i dette tilfellet overføringen av pengebeløpet til bankkontoen til kontraktspartneren, vanligvis en stor forretningsbank - er rettidig og i samsvar med sikkerhetsforholdsregler som de fire -Øyeprinsipp , blir utført. Hvis en slik betaling ikke blir utført i tide, kan en forsinkelse på en dag i transaksjonsstørrelsene som er vanlig for store selskaper og banker, resultere i strafferenter som betydelig overstiger verdien av en liten bil.
I store selskaper, som i DAX- børsnoterte selskaper , er prosessene mellom handel og oppgjør i stor grad automatisert og av et såkalt treasury-system støtter. Når du inngår en finansiell transaksjon, får du automatisk beskjed til backoffice at det er gjort en annen transaksjon. Prosessen er sammenlignbar i store kredittinstitusjoner, men her blir IT-systemene som styrer posisjonen til handel og behandling ofte referert til som front office- eller backoffice-systemer. Disse får enten tilgang til den samme databasen (integrerte front / back office-systemer) eller er koblet til hverandre via automatiserte IT-grensesnitt. Bare når det gjelder mindre kredittinstitusjoner og et lavt handelsnivå, overføres transaksjoner fra handel til behandling på papir.
Spesielt utformingen av bekreftelsesprosessen avhenger av typen transaksjon. I tilfelle av høyst standardiserte transaksjoner som pengemarkedstransaksjoner eller valutapototransaksjoner, gis vanligvis bekreftelse på handelsdagen. Elektroniske medier som SWIFT brukes ofte her. Dette tillater også en automatisk sammenligning av bekreftelse og motbekreftelse.
Stort sett standardiserte transaksjoner som rentebytteavtaler bekreftes ofte med faks, og bekreftelsesprosessen tar noen dager. Jo mer komplekse derivattransaksjoner som handles over disk, er strukturert, jo mer omfattende bekreftelser og jo lengre tid tar bekreftelsesprosessen. Her er det blitt vanlig praksis at bare en part utsteder full bekreftelse - som da har omfanget av en kontrakt. Behandlingsavdelingene til begge parter utveksler deretter korte bekreftelser umiddelbart etter at transaksjonen er avsluttet.
Backoffice-systemene har grensesnitt til nedstrøms prosesser, spesielt når det er omfattende handelsaktivitet. Spesielt bør generering av betalingsinstruksjoner for betalingstransaksjoner og bokføringsposter for regnskapssystemet nevnes her.
Personalutstyr
Minimum personell
Et stort antall back office-prosesser krever fireøyne-prinsippet. For eksempel blir data om betalingstransaksjoner lagt inn av en person eller, i en stort sett automatisert prosess, autorisert for første gang og frigitt av en annen person. Seksøyeprosesser er unntaket.
Minimumsstørrelsen for bemanning av en behandling er derfor et antall ansatte på fire personer, hvis sikkerhetsforanstaltningen for alle prosesser gir maksimal kontroll med fire øyne. Med denne størrelsen på personalet kan en ansatt reise på ferie om gangen. Hvis en annen person er fraværende på grunn av sykdom, kan prosessene fortsatt utføres ordentlig. For å sikre en jevn prosess, selv i tilfelle en ytterligere sykdom, lagres passende passord og, om nødvendig, arbeidsinstruksjoner for en ytterligere gruppe mennesker i en nødsituasjon, som lagres i forseglede konvolutter på et trygt eller et annet stort sett sikkert sted.
Disse bemanningskravene gjør det klart hvorfor spesielt mellomstore selskaper synes det er vanskelig å gjennomføre skillet mellom handel og behandling som er nødvendig for en riktig økonomistyringsprosess. Mellomstore selskaper nøyer seg vanligvis med å finne oppgavene i avdelinger med kjerneoppgaver i et annet område. For eksempel utføres handel med dagpenger og tidspenger av ansatte i kontroll som en sekundær oppgave, mens oppgavene til back office tildeles fordringer .
Problemer
I de fleste selskaper og banker er det et klart gap i betaling mellom de ansatte i en behandlingsavdeling og de i en kommersiell avdeling. I tillegg er handelsmedarbeidere ofte nærmere markedene og produktene. Til tross for personalskillet mellom handel og prosessering er det nødvendig med tett samarbeid mellom de to avdelingene. H. de ansatte i behandling og handel er i nærkontakt med hverandre hver virkedag. Backoffice-ansatte må reagere på mistenkelige transaksjoner og om nødvendig iverksette opptrappingstiltak. Det første tiltaket er vanligvis en sjekk mellom behandlingsmedarbeideren og forhandleren, fordi abnormiteter ofte er basert på feil oppføringer og dermed enkle arbeidsfeil. Imidlertid, hvis det ikke er snakk om enkle inngangsfeil, er det en risiko for at kollegene i frontkontoret, som er nærmere markedet, overbeviser sine kolleger om å ignorere avviket som typisk for virksomheten. Denne risikoen øker når en næringsdrivende handler med komplekse produkter.
Håndtering av støtteprosess eller kjerneprosess
Fra et forretningsmessig synspunkt er oppgavene som utføres av en behandling blant støtteprosessene som må utføres, men er ikke en del av selskapets kjerneoppgaver , da de ikke representerer noen direkte kundefordel eller sikrer et konkurransefortrinn. Når det gjelder finansinstitusjoner, er tildelingen av oppgavene til backoffice til kjerneprosessene fornuftig , siden et velfungerende backoffice både kan bidra til kundetilfredshet og bety et konkurransefortrinn. Kunder her vil være andre finansinstitusjoner så vel som selskaper som avslutter finansielle transaksjoner med finansinstitusjonen. Ofte dårlig utførte bekreftelser eller sen oppfyllelse av betalingsforpliktelser kan føre til at motparter i denne finansinstitusjonen blir fjernet fra listen over motparter som de vil inngå slike transaksjoner med.
Som en støtteprosess blir backofficeoppgavene i selskaper av og til sjekket for å avgjøre om de representerer et outsourcingpotensial . Så langt er imidlertid ingen selskaper kjent for å ha implementert dette. Årsaken er sannsynligvis sensitive data som et backoffice håndterer - fullførte finansielle transaksjoner gjør det mulig å trekke konklusjoner om et selskaps økonomiske risikoprofil - samt den stramme kronologiske sekvensen av prosessene mellom frontkontoret og backoffice, noe som gjør det vanskelig å outsource en del av prosessene.
I finansinstitusjoner er det imidlertid tatt noen skritt de siste årene for å slå sammen avregningsfunksjoner. Noen store internasjonale banker har sine behandlingsoppgaver konsentrert på ett sted hver i Europa (for det meste London eller Dublin ), Nord-Amerika og Asia (for det meste Singapore ). En handelsavdeling i en finansinstitusjon med base i Frankfurt am Main , som for eksempel avslutter finansielle instrumenter med tyskspråklige selskaper for å sikre valutakursrisikoen , vil da jobbe med en prosesseringsavdeling basert i London eller Dublin, som i tillegg til handelsavdelingen i Frankfurt også ser etter en handelsavdeling med base i for eksempel London.
litteratur
- Bernd Saitz, Frank Braun (red.): Control and Transparency Act - Utfordringer og muligheter for risikostyring. Gabler, Wiesbaden 1999, ISBN 3-409-19018-X
- Henner Schierenbeck (red.): Risikostyring i praksis - juridiske rammebetingelser og forretningspolitiske begreper i banker, forsikringsselskaper og industri. Schäfer-Poeschel, Stuttgart 2000, ISBN 3-7910-1682-2